Vivir en Equilibrio

Fortaleciendo la cultura de SoftSeguros, una gran empresa que hoy es un gran equipo.

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1. Resumen ejecutivo 

Softseguros es una empresa especializada en el desarrollo de software para agencias de seguros y promotoras. Ofrece una solución tecnológica en la nube —disponible en versiones web y móvil— diseñada como un CRM y asistente virtual para brokers y agencias de seguros en Latinoamérica. Al momento de establecer la alianza, Softseguros se encontraba en la búsqueda de fortalecer su cultura organizacional en todos los niveles, desde los liderazgos hasta el personal operativo. La gerencia tenía como ideal construir una cultura capaz de equilibrar las demandas personales y laborales, apoyándose en la confianza mutua entre los colaboradores y la organización.

En una primera etapa, la compañía se acercó a Mindora al identificar que el equipo necesitaba apoyo emocional, ya que la meta comercial del año resultaba altamente retadora. A esto se sumaba que, meses atrás, se había aplicado la batería de riesgo psicosocial, cuyos resultados revelaron riesgos urgentes relacionados con el estrés, la comunicación y el liderazgo, entre otros.

La gerencia evidenciaba que, en la cotidianidad, muchos colaboradores encontraban dificultades para desempeñarse de manera óptima debido a factores individuales que impactaban su trabajo. A su vez, en otros casos, los retos laborales terminaban afectando aspectos personales fuera del entorno laboral.

Con estas necesidades en mente, se implementó una ruta integral de acompañamiento a los colaboradores en alianza con Mindora. Esta incluyó tanto procesos de psicoterapia individual como el desarrollo de habilidades blandas y la atención a necesidades particulares, lo que permitió un abordaje más completo y sostenible en el tiempo.

A la fecha, Softseguros ha logrado fortalecer su cultura organizacional de la mano de Mindora, destacando a sus líderes como pilar fundamental de este proceso [“El trabajo con Mindora me ha gustado mucho, las estrategias han funcionado y muchas se están aplicando”]. Hoy se percibe un liderazgo más empoderado, oportuno y comprometido con la comunicación asertiva [“la comunicación actualmente es más activa, se percibe como fraterna”], la cual promueven de manera activa en sus equipos de trabajo. Este cambio ha impactado positivamente el desempeño de quienes hacen parte de la organización. Por otro lado, a partir de las encuestas de medición de impacto de las actividades de Mindora, se ha podido evidenciar que los colaboradores reportan:

• Disminución en conductas reactivas, como guardar molestias o explotar emocionalmente (disminución del 33.3%).
• Aumento en habilidades prácticas como la escucha activa y la retroalimentación asertiva (pasó de 50% a 83.3%).
• Cambios en la autopercepción, pasando de estilos evitativos a enfoques más claros y empáticos (aumento del 33.3%).
• Mayor seguridad, consciencia del rol comunicativo y estilo más asertivo (pasó del 16.7% al 33.3%).

2. Sobre el cliente

Softseguros es una empresa colombiana fundada en el año 2015 en Pereira, Colombia.  Su propósito ha sido desde sus inicios servir como un asistente virtual hecho por y para agentes de seguros, con la meta de facilitar la vida de los intermediarios del seguro mediante herramientas digitales que centralicen y gestionen de forma eficiente los procesos de aseguramiento.

• Sector: Softseguros opera en el sector tecnológico / insurtech, ofreciendo software en la nube (web y móvil) para agencias, brokers y promotorías de seguros en Latinoamérica.
• Tamaño: Actualmente, tienen más de 200 clientes, concentrados principalmente en Bogotá, pero también en México, Perú, Panamá y Guatemala). 
• Ubicación: Con sede principal en Pereira, Colombia. 
• Transformación digital en el sector asegurador: Muchas agencias y agentes aún operan con procesos manuales o con tecnologías poco integradas. Softseguros debe convencer y acompañar a estos actores para que adopten soluciones digitales modernas como su CRM, apps móviles, recordatorios automatizados, gestión de pólizas, renovaciones y siniestros.
  
• Competencia creciente y diferenciación: En Latinoamérica están surgiendo muchas empresas de insurtech, plataformas CRM especializadas y herramientas de automatización que compiten por atraer agentes/as y brokers. Softseguros necesita mantener su propuesta de valor actualizada (funcionalidades, usabilidad, servicio al cliente) para destacar. 
  
• Retención y satisfacción del cliente interno (colaboradores): Con metas exigentes, crecimiento regional, y necesidad de soporte continuo a los usuarios, mantener un equipo motivado y capacitado puede ser un reto. Se requiere asegurar que el equipo esté alineado con la misión, con buen liderazgo, comunicación clara, y manejo del estrés. 

3. El Punto de partida

Antes de iniciar la alianza con Mindora, en Softseguros siempre se había promovido una cultura de calidad caracterizada por la amabilidad, la empatía y la coherencia entre el ser y el hacer, principios que guiaban sus relaciones y procesos internos. [“Uno de los propósitos de nosotros como empresa es tener una cultura de calidad”]. No obstante, la organización buscaba trascender más allá de las valoraciones tradicionales de cultura y clima, aspirando a generar transformaciones sostenibles que realmente impactaran el día a día de los colaboradores. A pesar de los esfuerzos previos, como la realización de charlas y talleres, se evidenciaba que el personal no lograba conectar de manera significativa con estas iniciativas [“los colaboradores no conectaban con las charlas”], lo que limitaba la apropiación de los mensajes y la consolidación de una cultura organizacional fuerte y cohesionada, algo que pasó a ser el objetivo principal del trabajo con Mindora.

En cuanto a los síntomas que se manifestaban en la organización, uno de los aspectos más notorios estaba relacionado con el liderazgo: las iniciativas se percibían como “saludos a la bandera: si se crecía bien, si no se crecía, daba igual” y no se generaban acciones concretas ni resultados visibles, lo que llevaba a una sensación de estancamiento, lo cual ha cambiado profundamente a partir de todas las estrategias implementadas junto a Mindora.

Asimismo, “la comunicación no era muy asertiva”, dificultando la transmisión clara de mensajes y la resolución efectiva de situaciones cotidianas. A esto se sumaron los hallazgos de la batería de riesgo psicosocial, aplicada meses antes de establecer el trabajo en conjunto con Mindora, que evidenció riesgos urgentes asociados con el estrés, la carga laboral, la comunicación y el ejercicio del liderazgo. Todo ello impactaba la motivación de los equipos y limitaba el alcance de los esfuerzos por consolidar una cultura organizacional sólida [“como equipo queríamos equilibrar las tensiones que hay afuera y dentro de la empresa”].

4. La decisión de trabajar con Mindora

La búsqueda de apoyo surgió de la necesidad de contar con un acompañamiento que les permitiera ir más allá de los esfuerzos internos y lograr un impacto real en su cultura organizacional. Softseguros eligió trabajar con nuestra Mindora porque, desde las primeras conversaciones con Alejandra y David, percibieron un acompañamiento cercano, empático y flexible: se sentaban a escuchar, explicaban con claridad, adaptaban las propuestas y, sobre todo, tenían en cuenta el sentir de la organización, generando confianza desde el inicio [“las conversaciones con Alejandra y David, ellos escuchan, recomiendan, adaptan, son muy cercanos”]. Otro factor decisivo fue la posibilidad de contar con una medición antes y después del proceso “es algo muy ganador”, lo que garantizaba objetividad y evidencia de los avances alcanzados.

 En cuanto a sus expectativas iniciales, la organización buscaba aprender, como equipo, a equilibrar las tensiones provenientes tanto del entorno laboral como del personal para proponerse y alcanzar metas. Esperaban obtener mejores resultados a nivel de desempeño, gestionar de forma más saludable los retos emocionales del equipo y contar con herramientas que les permitieran armonizar las demandas de la vida personal con las exigencias del trabajo, lo cual ha sido un factor fundamental a la hora de sentarse a plantear las estrategias con Mindora.

5. La solución implementada 

La solución implementada en Softseguros de la mano de Mindora, se diseñó de manera integral, combinando intervenciones individuales y colectivas, así como procesos de evaluación que permitieran medir el impacto en la organización. Entre los servicios brindados por Mindora se incluyeron procesos de psicoterapia individual, a los que accedieron ocho colaboradores, de los cuales cinco decidieron continuar con sesiones adicionales dada la efectividad del acompañamiento. En paralelo, se desarrollaron entrenamientos para líderes en dos sesiones enfocadas en liderazgo y comunicación asertiva. Igualmente, se realizó un acompañamiento de Consultorio Abierto de 20 minutos con cada líder para orientarlos frente a una necesidad o duda puntual relacionadas a la Comunicación Asertiva del equipo. Esto tuvo gran acogida pues era voluntario y los 10 líderes se sumaron al espacio. Además, se llevaron a cabo tres talleres sobre manejo de emociones orientados a todo el personal, y se realizaron diferentes mediciones antes y después de cada espacio para conocer las percepciones.

6. Resultados Obtenidos 

Los resultados del acompañamiento por parte de Mindora, en Softseguros, se reflejan en la cultura y el clima organizacional. Uno de los cambios más significativos se dio en el liderazgo, donde los líderes muestran hoy mayor seguridad en sí mismos, más empoderados, cercanos y efectivos. Desde la gerencia evidencian que dejaron atrás la sensación de “impostores” para asumir con convicción su rol. Este fortalecimiento se ha traducido liderazgos más productivos y funcionales.

En cuanto a la comunicación, se percibe un cambio notorio, en la actualidad, es más asertiva, activa y fraterna, lo que ha permitido construir relaciones laborales más transparentes y colaborativas, reduciendo los malentendidos y potenciando la confianza. Los colaboradores también destacan que la interacción con sus líderes es ahora más abierta y genuina, lo que ha favorecido un ambiente laboral en el que se sienten escuchados y respaldados.

En conjunto, estos avances han generado un clima organizacional más positivo, donde el liderazgo funciona como motor de cohesión y la comunicación como puente para el trabajo colaborativo, impactando directamente la motivación y el desempeño de los equipos.

7. Impacto a largo plazo 

La gerencia reconoce que los procesos realizados, en especial los talleres de manejo de emociones han tenido un impacto profundo y duradero en los equipos. Sin embargo, también se identifica la importancia de contar con un tercero que acompañe y ayude a sostener estas transformaciones, lo que abre la posibilidad de dar continuidad a la alianza. En este sentido, se considera valioso que se pueda ofrecer un plan más integral y estructurado que permita reforzar los aprendizajes, mantener las prácticas instauradas.

Como parte de los desarrollos que ha surgido desde que se inició el trabajo en conjunto con Mindora, se destaca que desde el rol de Líder de Experiencia se empezó a implementar una estrategia de diagnóstico que busca anticiparse a las necesidades de los clientes que renuevan sus servicios. Esta iniciativa evidencia no solo un mayor nivel de empoderamiento en la líder, como se estableció desde los objetivos iniciales de la alianza estratégica entre Softseguros y Mindora, sino también una transformación concreta en la forma de abordar la gestión de clientes.

8. Aprendizajes clave 

Por parte de Softseguros:

Durante el proceso, Softseguros aprendió la importancia de confiar y soltar el control absoluto, reconociendo que no todo puede estar bajo supervisión directa. Al tratarse de un equipo de 25 colaboradores, este aprendizaje permitió a la gerencia y a los líderes delegar con mayor confianza, potenciar la autonomía y fomentar un sentido de responsabilidad compartida dentro de la organización.

Por parte de Mindora:

El acompañamiento a Softseguros permitió reafirmar que cada organización tiene dinámicas únicas, y que el éxito de un proceso de transformación cultural depende de la capacidad de escuchar con atención, adaptarse al contexto y diseñar soluciones a la medida. Se aprendió que incluso en equipos pequeños, como en este caso, el impacto puede ser profundo y visible cuando se combina un liderazgo dispuesto al cambio con herramientas prácticas y sostenibles. 

9. Próximos pasos / visión futura

El reto inmediato consiste en poner en práctica de manera consistente lo aprendido durante el proceso, trascendiendo más allá de lo que exige la regulación para construir una cultura sólida, auténtica y vivida en el día a día.

“La cultura, tarde o temprano, se come la estrategia. Mindora es un aliado para fortalecer la cultura.”